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外貿(mào)業(yè)務(wù)員工作流程具體是什么樣的?

作者:上海進(jìn)貿(mào)通國(guó)際物流 電話:400-107-2816 來源:http://m.svgcomponent.com/ 發(fā)布日期:2019/01/07 10:23:30

中國(guó)現(xiàn)已成為世界第二大經(jīng)濟(jì)體,中國(guó)的進(jìn)出口貿(mào)易成交額也一直位于世界前列。不知大家是否了解外貿(mào)業(yè)務(wù)員工作流程是什么樣子的?今天小編帶大家從客戶詢價(jià)開始一步步了解一下。

1.客戶 詢盤 :

一般在客戶下perchase Order之前,都會(huì)有相關(guān)的Order Inquiry給業(yè)務(wù)部,做一些細(xì)節(jié)上的了解。

2.報(bào)價(jià):

業(yè)務(wù)部及時(shí)回復(fù)客人查詢,確定貨物品名,型號(hào),生產(chǎn)廠家,數(shù)量,交貨期,付款方式,包裝規(guī)格及柜型等,peroforma Invoice 給客戶做正式報(bào)價(jià)。

3.得到訂單:

經(jīng)過洽談,收到客戶正式的訂單perchase Order。

4.下生產(chǎn)訂單:

得到客人的訂單確認(rèn)后,給工廠下訂單,安排生產(chǎn)計(jì)劃。

5.業(yè)務(wù)審批:

業(yè)務(wù)部收到訂單后,首先做出業(yè)務(wù)審核表。按“出口合同審核表”的項(xiàng)目如實(shí)填寫,盡可能將各種預(yù)計(jì)費(fèi)用都列明。合同審批需附上客人訂單傳真件,與工廠的收購(gòu)合同。審核表要由業(yè)務(wù)員簽名,部門經(jīng)理審批,再交管理部人員審核后才能執(zhí)行。如金額較大的,或有預(yù)付款和傭金等條款的,要經(jīng)公司總經(jīng)理審批才行。合同審批之后,制成銷售訂單,交給部門進(jìn)程員跟進(jìn)。


外貿(mào)業(yè)務(wù)員工作流程

外貿(mào)業(yè)務(wù)員工作流程


6.下達(dá)生產(chǎn)通知:業(yè)務(wù)部在確定交貨期后,滿足下列情況可下達(dá)生產(chǎn)通知, 通知工廠按時(shí)生產(chǎn):

6.1:如果是L/C付款的客戶,通常是在交貨期前1個(gè)月確認(rèn)L/C已經(jīng)收到,收到L/C后應(yīng)業(yè)務(wù)員和 單證 員分別審查 信用證 ,檢查是否存在錯(cuò)誤,交貨期能否保障,及其他可能的問題,如有問題應(yīng)立即請(qǐng)客人改證。

6.2:如果是T/T付款的客戶,要確認(rèn)定金已經(jīng)到賬。

6.3:如果是放帳客戶,或通過銀行D/A等方式收匯等,需經(jīng)理確認(rèn)。


外貿(mào)業(yè)務(wù)員工作流程

外貿(mào)業(yè)務(wù)員工作流程


7. 驗(yàn)貨:

7.1:在交貨期前一周,要通知公司驗(yàn)貨員驗(yàn)貨。

7.2:如果客人要自己或指定驗(yàn)貨人員來驗(yàn)貨的,要在交貨期一周前,約客戶查貨并將查貨日期告知計(jì)劃部。

7.3:如果客人指定由第三方驗(yàn)貨公司或公正行等驗(yàn)貨的,要在交貨期兩周前與驗(yàn)貨公司聯(lián)系,預(yù)約驗(yàn)貨時(shí)間,確保在交貨期前安排好時(shí)間。確定后將驗(yàn)貨時(shí)間通知工廠。

8.制備基本文件。

工廠提供的裝箱資料,制作出口合同,出口商業(yè)發(fā)票,裝箱單等文件(應(yīng)由業(yè)務(wù) 跟單員 制作,交給 單證 員)。

9.商檢:

如果是國(guó)家法定商檢產(chǎn)品,在給工廠下訂單時(shí)要說明商檢要求,并提供出口合同,發(fā)票等商檢所需資料。而且要告訴工廠將來產(chǎn)品的出口口岸,便于工廠辦理商檢。應(yīng)在發(fā)貨一周之前拿到商檢換證憑單/條。

10. 租船訂倉(cāng):

10.1.如果跟客人簽定的合同是 FOB CHINA條款,通??腿藭?huì)指定運(yùn)輸代理公司或船公司。應(yīng)盡早與貨代聯(lián)系,告知發(fā)貨意向,了解將要安排的出口口岸,船期等情況,Q確認(rèn)工廠的交貨能否早于開船期至少一周以前,以及船期能否達(dá)到客人要求的交貨期。應(yīng)在交貨期兩周之前向貨運(yùn)公司發(fā)出書面定倉(cāng)通知(ING ORDER),通常在開船一周前可拿到定倉(cāng)紙。

10.2.如果是由賣方支付運(yùn)費(fèi),應(yīng)盡早向貨運(yùn)公司或船公司咨詢船期,運(yùn)價(jià),開船口岸等。經(jīng)比較,選擇價(jià)格優(yōu)惠,信譽(yù)好,船期合適的船公司,并告訴業(yè)務(wù)員通告給客人。如客人不同意時(shí)要另選客人認(rèn)可的船公司。開船前兩周書面定倉(cāng),程序同上。

10.3.如果貨物不夠一個(gè)小柜,需走散貨時(shí),向貨代公司定散貨倉(cāng)位。拿到入倉(cāng)紙時(shí),還要了解截關(guān)時(shí)間,入倉(cāng)報(bào)關(guān)要求,等內(nèi)容。

10.4.向運(yùn)輸公司定倉(cāng)時(shí),一定要傳真書面定倉(cāng)紙,注明所定船期,柜型及數(shù)量,目的港等內(nèi)容,以避免差錯(cuò)。

11. 安排拖柜:

11.1.貨物做好并驗(yàn)貨通過后,委托拖車公司提柜,裝柜。拖車公司應(yīng)選擇安全可靠,價(jià)格合理的公司簽定協(xié)議長(zhǎng)期合作,以確保安全及準(zhǔn)時(shí)。要給拖車公司傳真以下資料:定倉(cāng)確認(rèn)書/放柜紙,船公司,定倉(cāng)號(hào),拖柜委托書,注明裝柜時(shí)間,柜型及數(shù)量,裝柜地址,報(bào)關(guān)行,及裝船口岸等。如果有驗(yàn)貨公司看裝柜,要專門聲明,不能晚到。并要求回傳一份上柜資料,列明柜號(hào)、車牌號(hào)、司機(jī)及聯(lián)系電話等

11.2.傳真一份裝車資料給工廠,列明上柜時(shí)間、柜型、訂倉(cāng)號(hào)、訂單號(hào)、車牌號(hào)以及司機(jī)聯(lián)系電話。

11.3.要求工廠在貨柜離開工廠后盡快傳真一份裝貨通知給業(yè)務(wù)部,列明貨柜離廠時(shí)間、實(shí)際裝貨數(shù)量等,并記裝箱號(hào)碼和封條號(hào)碼作為提單的資料。要求工廠裝柜后一定要記住上封條。

12.委托報(bào)關(guān):

在拖柜同時(shí)將報(bào)關(guān)所需資料交給合作報(bào)關(guān)行,委托出口報(bào)關(guān)及做商檢通關(guān)換單。通常要給報(bào)關(guān)留出兩天時(shí)間(船截關(guān)前)。委托報(bào)關(guān)時(shí),應(yīng)提供一份裝柜資料,內(nèi)容包括所裝貨物及數(shù)量,口岸,船公司,定倉(cāng)號(hào),柜號(hào),船開截關(guān)時(shí)間,拖車公司,柜型及數(shù)量,本公司的聯(lián)系人和電話等。

13. 獲得運(yùn)輸文件:

13.1. 最遲在開船后兩天內(nèi),要將提單補(bǔ)料內(nèi)容傳真給船運(yùn)公司或貨運(yùn)代理。補(bǔ)料要按找L/C或客人的要求來做,并給出正確的貨物數(shù)量,以及一些特殊要求等,包括要求船公司隨同提單出的船證明等。

13.2. 督促船公司盡快出提單樣板及運(yùn)費(fèi)帳單。仔細(xì)核對(duì)樣本無誤后,向船公司書面確認(rèn)提單內(nèi)容。如果提單需客人確認(rèn)的,要先傳真提單樣板給客人,得到確認(rèn)后再要求船公司出正本。

13.3. 及時(shí)支付運(yùn)雜費(fèi),付款后通知船公司及時(shí)取得提單等運(yùn)輸文件。支付運(yùn)費(fèi)應(yīng)做登記。

14. 準(zhǔn)備其他文件

14.1.商業(yè)發(fā)票:L/C 要求提供的文件中,對(duì)商業(yè)發(fā)票要求最嚴(yán)格。發(fā)票的日期要確定在開證日之后,交貨期之前。發(fā)票中的貨物描述要與L/C上的完全相同,小寫和大寫金額都要正確無誤。L/C上對(duì)發(fā)票的條款應(yīng)顯示出來,要顯示嘜頭。如果發(fā)票需辦理對(duì)方大使館認(rèn)證,一般要提前20天辦理。

14.2.FORMA原產(chǎn)地證書:FORM A 原產(chǎn)地證要在發(fā)貨之前到檢驗(yàn)檢疫局申辦。需注意的是運(yùn)輸日期要在L/C 的交貨期和開船日之前,在發(fā)票日期之后。未能在發(fā)貨之前辦理的,要辦理后發(fā)證書,需提供 報(bào)關(guān)單 ,提單等文件。經(jīng)香港轉(zhuǎn)運(yùn)的貨物,F(xiàn)ORM A證書通常要到香港的中國(guó)商檢公司辦理加簽,證明未在港對(duì)貨物進(jìn)行再加工。

14.3.一般原產(chǎn)地證:一般原產(chǎn)地證可在中國(guó)貿(mào)易促進(jìn)會(huì)辦理,要求低一些??稍诎l(fā)貨之后不太長(zhǎng)的時(shí)間內(nèi)補(bǔ)辦。如果原產(chǎn)地證書要辦理大使館加簽,也和發(fā)票一樣要提前20天辦理。

14.4.裝運(yùn)通知:一般是要求在開船后幾天之內(nèi),要通知客人發(fā)貨的細(xì)節(jié),包括船名,航班次,開船日,預(yù)計(jì)抵港日,貨物及數(shù)量,金額,包裝件數(shù),嘜頭,目的港代理人等。有時(shí)L/C要求提供發(fā)送證明,如傳真報(bào)告書,發(fā)函底單等,注意按客人要求的時(shí)間內(nèi)辦理。

14.5.裝箱單:裝箱單應(yīng)清楚地表明貨物裝箱情況。要顯示每箱內(nèi)裝的數(shù)量,每箱的毛重,凈重,外箱尺寸。按外箱尺寸計(jì)算出來的總體積要與標(biāo)明的總體積相符。要顯示嘜頭和箱號(hào),以便于客人查找。裝箱單的重量,體積要于提單相符。

15.交單:

15.1.采用L/C收匯的,應(yīng)在規(guī)定的交單時(shí)間內(nèi),備齊全部 單證 ,并嚴(yán)格審單,確保沒有錯(cuò)誤,才交銀行議付。

15.2.采用T/T收匯的,在取得提單后馬上傳真提單給客人付款,確認(rèn)受到余款后再將提單正本及其他文件寄給客人。

15.3.如果T/T收匯的,要求收全款才能做柜的,要等收款后再安排拖柜。拿到提單后可立即寄正本提單給客人。

16.業(yè)務(wù)登記:

每單出口業(yè)務(wù)在完成后要及時(shí)做登記,包括電腦登記及書面登記,便于以后查詢,統(tǒng)計(jì)等。

17.文件存檔:

所有的文件、L/C和議付文件必須留存一整套以備查用。

18.單證員平時(shí)應(yīng)注意收集運(yùn)價(jià)變動(dòng),船期,航線,等信息,為業(yè)務(wù)員報(bào)價(jià)提供幫助。

以上就是外貿(mào)業(yè)務(wù)員工作流程的全部?jī)?nèi)容,在實(shí)際工作中很多公司都會(huì)把業(yè)務(wù)交給專業(yè)的進(jìn)出口公司管理。萬享供應(yīng)鏈管理有限公司就是一家專注于進(jìn)口物流供應(yīng)鏈服務(wù)的公司,萬享供應(yīng)鏈管理有限公司擁有一支專業(yè)的團(tuán)隊(duì),相信可以優(yōu)化您的的進(jìn)出口業(yè)務(wù)流程!


本文來源:http://m.svgcomponent.com/newsInfo/82/338.html

本文標(biāo)題:外貿(mào)業(yè)務(wù)員工作流程具體是什么樣的?

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